Tự động hóa quy trình bán phòng – tiết kiệm thời gian, giảm sai sót
📌 Nội dung chính:
1. Vì sao cần tự động hóa?
- Tránh tình trạng overbooking (đặt trùng phòng) khi quản lý thủ công.
- Tiết kiệm thời gian cập nhật giá – tình trạng phòng trên nhiều OTA.
- Tập trung nhân sự vào chăm sóc khách thay vì thao tác kỹ thuật.
2. Các công đoạn có thể tự động hóa:
| Công đoạn | Giải pháp tự động hóa |
|---|---|
| Đồng bộ phòng, giá trên OTA | Channel Manager (CM) |
| Nhận đặt phòng từ Website | Booking Engine tích hợp |
| Quản lý thông tin khách hàng | CRM kết nối với form đặt phòng |
| Gửi mail xác nhận, chăm sóc | Tự động hóa qua Email Workflow (Zapier, Mailchimp) |
3. Kết nối tổng thể: OTA – Website – CRM – Email
Sơ đồ quy trình:
Khách đặt phòng (OTA/Web) → CM đồng bộ giá/phòng → CRM lưu thông tin → Email xác nhận gửi tự động → Thêm vào chuỗi chăm sóc tự động
🛠 Công cụ đề xuất:
| Mục đích | Công cụ / Nền tảng |
|---|---|
| Quản lý đa kênh OTA | SiteMinder, Cloudbeds, STAAH, Hotel Link |
| Tự động hóa quy trình – CRM | Hubspot, Zoho CRM, Guesty |
| Email tự động | Mailchimp, GetResponse, ConvertKit |
| Booking engine cho Website | BookDirect, Cloudbeds BE, Hotel Link |
✅ Thực hành:
- Thiết lập 1 Channel Manager kết nối Booking, Agoda.
- Kết nối Booking Engine vào website.
- Thiết lập email xác nhận & chăm sóc trước – trong – sau lưu trú.
- Đo lường hiệu quả: thời gian xử lý – độ chính xác – tỉ lệ hài lòng khách.
💡 Kinh nghiệm thực chiến:
- Ưu tiên các nền tảng có tích hợp API với CRM, Email → tiết kiệm chi phí nhân sự.
- Tạo quy trình xử lý tình huống như: huỷ phòng, đổi ngày → phản hồi nhanh.
- Kết hợp chatbot hỗ trợ khách ngay trên website / Facebook → không bỏ sót khách tiềm năng.
